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Modele de ticket entree / sortie
Une checklist pratique pour les tickets de gate numeriques ou papier.
Un ticket de gate est le seul registre qui prouve ce qui s'est passe au moment ou un actif a franchi votre guerite - exactement le moment ou se decident les litiges sur l'etat, l'horaire et la facturation. Que vous utilisiez des tickets papier ou une borne numerique, capturez les memes champs a chaque fois.
Champs a capturer sur chaque ticket
- Numero de ticket et date/heure - une reference unique pour chaque mouvement de gate, idealement horodate automatiquement
- Direction - entree ou sortie, pour que le meme formulaire serve dans les deux sens
- Identifiant de l'actif - numero de conteneur, de remorque ou d'equipement deplace
- Numero de scelle - note a l'entree et revérifie a la sortie pour confirmer que le chargement n'a pas ete ouvert
- Client ou compte - a qui appartient l'actif ou qui est facture
- Compagnie de camionnage et nom du chauffeur - qui a physiquement fait passer l'actif par la guerite
- Plaque d'immatriculation ou numero d'unite - relie le mouvement a un camion precis, pas seulement a une compagnie
- Notes sur l'etat - dommages visibles ou exceptions notees a la guerite, en langage clair
- Photos jointes - au minimum une photo par cote a l'entree; fortement recommande aussi a la sortie
- Emplacement de cour assigne - ou l'actif est place, pour que le plan de cour reste exact
- Initiales ou identifiant de l'agent de gate - qui a traite le ticket, pour la tracabilite
- Numero de reference - bon de commande, connaissement ou bon de travail lie a ce mouvement
- Signature - reconnaissance par le chauffeur ou le client de l'etat enregistre
Conseils pratiques
Les tickets de sortie sont beaucoup plus souvent sautes que les tickets d'entree, parce que le camion est deja pret a partir et que personne ne veut le retarder. C'est justement pour cela que la sortie demande le plus de rigueur - c'est votre seul registre de l'etat au moment ou l'actif a quitte votre garde, et c'est ce qui vous protege si une reclamation pour dommage survient deux semaines plus tard.
Si un champ ne peut vraiment pas etre rempli a la guerite - pas de scelle visible, chauffeur qui refuse de signer - notez pourquoi plutot que de laisser le champ vide. Un ticket avec un ecart explique est defendable; un ticket ou l'information manque simplement ne l'est pas.