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Modele Excel pour cour de conteneurs
Une structure simple pour organiser clients, conteneurs, tickets de gate, emplacements, jours gratuits et statut de facture.
La plupart des cours de conteneurs commencent avec un tableur parce que c'est gratuit et flexible. Cela fonctionne bien jusqu'a ce que deux personnes modifient le fichier en meme temps, qu'un onglet soit supprime, ou que plus personne ne sache quelle ligne fait foi. Utilisez les colonnes ci-dessous pour structurer ce tableur avant de le depasser.
Colonnes a inclure
- Numero de conteneur - l'identifiant unique auquel tous les autres registres (ticket de gate, facture, EIR) doivent se referer
- Taille et type de conteneur - 20 pieds, 40 pieds, high cube, reefer, citerne, etc.
- Nom du client ou du compte - a qui appartient le conteneur ou qui est facture
- Date et heure d'entree - quand le conteneur est entre dans la cour, utilise pour calculer les jours gratuits et le temps de sejour
- Notes sur l'etat a l'entree - bosses, rayures ou dommages constates a l'arrivee, idealement avec une photo
- Emplacement dans la cour - rangee, pile et niveau, pour que n'importe quel employe puisse le retrouver sans parcourir la cour
- Debut des jours gratuits et dernier jour gratuit - quand les frais de demurrage ou de per diem commencent a s'accumuler
- Numero de scelle - note a l'entree et verifie a la sortie pour confirmer que le chargement n'a pas ete altere
- Compagnie de camionnage et chauffeur - qui a depose ou recupere le conteneur
- Date et heure de sortie - quand le conteneur a quitte la cour, ce qui cloture la periode de sejour
- Notes sur l'etat a la sortie - permet de confirmer si un dommage est survenu pendant que le conteneur etait sur la cour
- Statut actuel - sur la cour, libere, en transit ou retour vide
- Statut de facturation - non facture, facture, paye ou conteste
- Notes ou exceptions - retenues, alertes douanieres, ou tout ce qui merite un second regard
Conseils pratiques
Verrouillez les colonnes du numero de conteneur et de la date d'entree pour eviter les ecrasements accidentels, et utilisez des listes deroulantes de validation de donnees pour les champs de statut et d'etat plutot que du texte libre - cela garde la feuille consultable et evite que "sur la cour", "Sur la Cour" et "sur place" deviennent trois valeurs differentes qui ne se regroupent pas.
Le probleme le plus frequent n'est pas le tableur lui-meme, c'est qu'une seule personne le tient a jour. Si l'equipe de gate, les verificateurs de cour et la facturation n'ecrivent pas tous dans le meme fichier en temps reel, la feuille se desynchronise de la cour reelle en quelques jours seulement. Cet ecart est generalement le premier signe qu'une cour est prete a passer du tableur a un systeme operationnel partage.